Sebuah sistem absensi komprehensif berbasis Web App Google Apps Script yang memanfaatkan Kecerdasan Buatan (AI) untuk verifikasi Pengenalan Wajah (Face Recognition) dan pelacakan Lokasi GPS secara real-time. Sistem ini dirancang untuk mempermudah HRD dan perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan, memastikan bahwa karyawan berada di lokasi kerja, serta mencegah kecurangan absensi.
Seluruh data karyawan, log kehadiran, dan rekaman istirahat secara otomatis dan rapi disimpan ke dalam satu pusat Google Spreadsheet untuk memudahkan pengelolaan arsip data. Sistem memisahkan antara Portal Karyawan (untuk melakukan absen) dan Dashboard Admin HR (untuk pengelolaan).
Teknologi yang Digunakan
| Teknologi | Fungsi |
|---|---|
| Google Apps Script | Backend serverless & Web App hosting |
| Google Spreadsheet | Database penyimpanan data karyawan & log absensi |
| face-api.js | Library AI untuk deteksi & pengenalan wajah |
| HTML/CSS/JavaScript | Antarmuka portal karyawan & dashboard admin |
| Geolocation API | Penangkapan koordinat GPS real-time |
| Google Maps Geocoding | Konversi koordinat menjadi alamat lengkap |
Fitur Utama Sistem
- Pendeteksi & Verifikasi Wajah AI (
face-api.js): Memastikan karyawan yang absen adalah orang yang benar-benar terdaftar di dalam sistem melalui pencocokan wajah. - Tracking Lokasi Real-time: Menangkap koordinat titik lokasi GPS (Latitude/Longitude) beserta alamat rumah/kantor secara detail setiap kali karyawan absen.
- Kalkulasi Durasi Kerja Otomatis: Sistem mendeteksi jumlah persis “Jam & Menit” yang dihabiskan karyawan dari sejak mereka Absen Masuk hingga Absen Pulang secara mutlak.
- Manajemen Waktu Istirahat (Break Management): Pemantauan khusus untuk melacak kapan karyawan mulai beristirahat dan selesai, beserta durasi spesifik istirahatnya.
- Dashboard Admin Analitik: Ringkasan berupa grafik kehadiran bulanan, statistik persentase keterlambatan, dan fitur unggulan “Top 5 Karyawan Terajin”.
- Ekspor Data Sekali Klik: Mengunduh atau mencetak laporan log harian ke format Excel (.xlsx) atau PDF dalam satu cetusan klik.
- Database Bebas Server (Serverless): Memanfaatkan daya komputasi dari ekosistem gratis Google Apps Script dan Google Spreadsheet tanpa perlu berlangganan hosting atau database SQL luar.
๐จโ๐ป Portal Karyawan (Employee Interface)
Portal ini digunakan oleh karyawan sehari-harinya melalui smartphone atau komputer untuk melaporkan kehadiran dan status jam istirahat. Antarmukanya dibuat elegan, berpusat pada pemindaian wajah (scanning).
1. Halaman Login NIK Karyawan
Halaman autentikasi kilat tempat karyawan menginput NIK (Nomor Induk Karyawan) mereka sebelum mengaktifkan kamera. Sistem akan mengambil identitas dan data wajah rujukan yang terasosiasi dengan NIK tersebut dari database.
2. Halaman Menu Absensi
Halaman ini berisi menu absensi yang dilengkapi 4 tombol navigasi besar untuk:
- Selesai Istirahat โ menandai akhir istirahat & durasi break
- Absen Masuk โ mencatat jam kedatangan
- Absen Pulang โ mencatat jam kepulangan & total durasi kerja
- Mulai Istirahat โ menandai awal periode istirahat
3. Halaman Scan Wajah
Sebuah modal dialog yang menampilkan hasil komputasi Face API secara seketika โ apakah wajah terdeteksi (Cocok/Tidak Cocok), dan apakah layanan Lokasi GPS berhasil diperoleh. Karyawan cukup diam sejenak dan sistem akan secara cerdas memvalidasi serta menyimpan data kehadiran secara otomatis.
๐ Dashboard Panel Admin (HR Management)
Modul terpisah dan diamankan khusus bagi HRD untuk mengawasi seluruh riwayat aktivitas, menambahkan data karyawan, mengatur parameter sistem absen, hingga mengekspor rekap laporan.
1. Halaman Login Panel Admin
Halaman login admin dengan autentikasi username & password untuk menjaga keamanan akses ke panel pengelolaan. Hanya personel HR yang berwenang yang dapat mengakses seluruh data dan konfigurasi sistem.
2. Dashboard Utama & Live Feed
Menyajikan statistik kardinal hari ini secara real-time:
- Jumlah karyawan Hadir
- Jumlah karyawan Pulang
- Jumlah karyawan Terlambat
- Jumlah karyawan Tidak Masuk
Di bawahnya, terdapat papan Top 5 Karyawan Paling Rajin serta Live Feed yang terus memperbarui foto, nama, status jam, dan lokasi karyawan yang baru saja melakukan absensi.
3. Log Laporan Absensi Lengkap
Sebuah rekam jejak tabel besar (responsive) yang mengumpulkan riwayat absen per hari. Meliputi ringkasan Jam Masuk, Jam Pulang, Durasi Total (Bekerja X Jam Y Menit), dan lencana bewarna ganda (merah/hijau) untuk status kedisiplinan (Terlambat, Tepat Waktu). Administrator dapat memfilter riwayat berdasarkan tanggal menggunakan Date Picker.
4. Log Laporan Istirahat
Tabel khusus yang merekap seluruh log istirahat karyawan. Kolom Durasi dan titik Lokasi Mulai/Selesai berguna untuk memastikan karyawan kembali dari masa jeda (break) dalam ambang batas jam yang diperbolehkan perusahaan.
5. Form Registrasi Data Karyawan
Lokasi untuk mengurus database personel perusahaan. Menampilkan badge status apakah wajah karyawan “Sudah Terdaftar” atau “Belum Terdaftar” dalam sistem biometrik. Dilengkapi tombol untuk menambah karyawan baru dan menerbitkan/meng-generate Kartu Pengenal (ID Card) cetak untuk karyawan yang bersangkutan.
6. Perekaman / Upload Basis Wajah Muka
Modal antarmuka interaktif yang dipanggil oleh Admin untuk mendaftarkan wajah karyawan ke dalam database untuk pertama kalinya. Admin dapat menyesuaikan rasio muka (cropping) dan sistem akan mencetak data biometrik sebagai referensi model AI hanya dalam 1โ2 detik.
7. Pengaturan Sistem Global
Portal ringan (Settings) tempat HRD memodifikasi parameter dasar sistem โ terutama untuk mendefinisikan Batas Ambang Jam Masuk yang menjadi acuan pemberian badge “Terlambat” pada laporan akhir bulan.
Keunggulan Dibanding Sistem Konvensional
| Aspek | Sistem Konvensional | Sistem Ini |
|---|---|---|
| Biaya | Mahal (hardware + software) | Gratis (ekosistem Google) |
| Anti-kecurangan | Rentan titip absen | Verifikasi wajah AI |
| Rekap laporan | Manual, memakan waktu | Otomatis, sekali klik |
| Akses data | Terbatas di lokasi | Kapan saja, di mana saja |
| Pemeliharaan server | Butuh IT khusus | Serverless, zero maintenance |
| Skalabilitas | Terbatas | Fleksibel sesuai kebutuhan |
Cocok Digunakan Untuk
- Perusahaan skala kecil hingga menengah (UMKM)
- Instansi pendidikan (sekolah, kampus)
- Klinik, puskesmas, atau fasilitas kesehatan
- Proyek lapangan dengan karyawan tersebar
- Lembaga pemerintah atau organisasi nirlaba
Catatan Penting
- Sistem membutuhkan izin akses kamera dan izin lokasi GPS pada perangkat karyawan.
- Performa pengenalan wajah optimal pada kondisi pencahayaan yang cukup.
- Disarankan menggunakan Google Chrome atau browser berbasis Chromium untuk kompatibilitas penuh dengan face-api.js.
- Data seluruhnya tersimpan di Google Spreadsheet milik Anda sendiri โ privasi dan kepemilikan data tetap di tangan perusahaan.
๐ Demo Langsung
Ingin mencoba sistem ini secara langsung? Akses demo berikut untuk menjelajahi Portal Karyawan maupun Dashboard Admin secara interaktif:
๐ Coba Demo Sistem Absensi Cerdas – update version
Demo tersedia untuk keperluan eksplorasi fitur. Untuk implementasi penuh di perusahaan Anda, silakan hubungi pengembang.